Bạn đã dành rất nhiều thời gian, công sức và nỗ lực để hoàn thành một bản kế hoạch ngân sách cho hoạt động kinh doanh của Công ty cho những năm tài chính tiếp theo. Nhưng đột nhiên trong một kỳ (tuần,tháng, quý) nào đó bạn thấy nó không đồng bộ với số thực tế của Công ty đang thực hiện. Có thể dự báo bán hàng của bạn không tính đến một số diễn biến mới nó làm biến động trong dự báo về doanh thu. Hoặc bạn quên chuẩn bị ngân sách cho một món cần phải chi cho hoạt động tuyển dụng đào tạo nhân sự mới….
Dù đó là bất kể lý do gì, nó có thể làm cho bạn sửng sốt khi số bạn lập kế hoạch trở nên vô nghĩa. Để giúp Công ty bạn tránh điều này tôi sẽ nêu ra 4 Sai lầm và giải pháp trong việc lập kế hoạch ngân sách để từ đó bạn sẽ đúc rút ra được và giảm bớt rủi ro hơn trong khâu lập kế hoạch.
Sai lầm 1. Đánh giá quá cao Lợi nhuận
Trong khi bạn luôn có khuynh hướng để tưởng tượng rằng Công ty sẽ phát triển thành công theo chỉ số đi lên về mặt tài chính từ năm này qua năm khác. (Ví dụ: Kế hoạch lợi nhuận năm 2016 tăng 20% so với năm 2015, 2014 tăng 15% so với 2013). Có lẽ bạn không nhận ra rằng đó không phải là cách để thực hiện một dự báo ngân sách vững chắc đủ sự tin cậy. Mặc dù vậy, trong thực tế kết quả doanh nghiệp làm được thường ít hơn con số mơ hồ ước tính để quyết định chọn doanh số dự kiến của họ dẫn đến lợi nhuận kế hoạch trong năm đó tăng lên quá cáo so với hiệu quả thực hiện. Hệ quả đó sẽ trực tiếp gây áp lực lên Ban điều hành và gây mất niềm tin với những cá nhân liên quan.
Thay vì sử dụng con số mơ hồ này, các doanh nghiệp cần phải lập dự báo dựa trên chỉ tiêu so sánh ngành, dự báo dựa trên nguồn lực về năng lực lãnh đạo, nguồn lực về danh sách khách hàng, nguồn lực nhà cung cấp, nguồn lực hệ thống nhân sự, nguồn lực phi tài chính của doanh nghiệp…và chỉ tiêu so sánh với các năm đã qua. Bao gồm so sánh với năm ngoái và có thể là những năm trước đây để làm dự báo thực tế cho đến năm tài chính hiện tại. Bạn cũng nên tính đến mọi thay đổi về sản phẩm về chiến lược kinh doanh, về mô hình kinh doanh. Cũng như bất kỳ yếu tố thị trường nào có thể ảnh hưởng tác động đến tình hình tài chính của Doanh nghiệp.
Một cách để làm giảm thiểu tiềm năng cho sai lầm này là bạn chuyển từ mô hình dự báo thường niên sang mô hình dự báo lăn tròn liên tục phản ánh những thay đổi để có phương án điều chỉnh kịp thời.
Sai lầm 2. Đánh giá thấp chi phí
Ở phía bên kia, đánh giá quá cao lợi nhuận là sai lầm đánh giá thấp chi phí của bạn. Vì chính sự không nhất quán trong hành động của CEO dẫn đến tình trạng chi phí luôn tăng lên đột biến. (Ví dụ: Công ty của bạn thường xuyên diễn ra các cuộc vui chơi, ăn uống. Công ty của bạn có kế hoạch nâng cấp trang thiết bị máy móc như máy tính, máy in, mua sắm tài sản. Các buổi hội thảo hay các chuyến đi nghiên cứu thăm dò thị trường của bộ phận marketing. Công ty thay đổi địa điểm văn phòng. Công ty tuyển dụng nhân sự hàng loạt mà không có kế hoạch trước….)
Khi nhìn vào những chi phí đã phát sinh của doanh nghiệp nó cũng quan trọng như bạn đang xem xét những thay đổi tiềm năng của lạm phát. Vì đó là những dữ liệu đã xảy ra ảnh hưởng trực tiếp đến việc tăng chi phí và làm giảm lợi nhuận trong năm nay.
Vậy bạn phải luôn luôn tự hỏi mình những câu hỏi có thể giúp bạn tránh được những cú sốc về chi phí ảnh hưởng đến ngân sách vào cuối năm.
Sai lầm 3. Bỏ qua dòng tiền
Đây là một trong những bi kịch hàng đầu mà hiện nay các Doanh nghiệp thường lờ đi, các CEO thường nhầm lẫn giữa ngân sách cá nhân và ngân sách của Doanh nghiệp. Do không có sự theo dõi và ghi chép đầy đủ rõ ràng dẫn đến sự đổ vỡ ở cả 2 mặt.
Dù cho bạn đang đưa vào mỗi năm con số tài chính dự báo là bao nhiêu, nhưng nếu có khoảng cách quá lớn về mặt thời gian giữa dòng tiền thu vào từ việc bán hàng và dòng tiền chi ra phục vụ cho hoạt động thì lúc đó bạn sẽ gặp vấn đề thực sự. Bạn phải chi tiền ra để trả trước cho các hóa đơn đến hạn, nhưng bạn gặp phải vấn đề về một số khách đã mua hàng nhưng chậm thanh toán.
Đây chính là những vấn đề tàn phá ngân sách của bạn và tệ hơn bạn sẽ ở lại với những hóa đơn chưa thanh toán hoặc tài khoản đã hết tiền. Nên khi bạn lập ngân sách hãy xem xét chắc chắn rằng trong tài khoản của bạn phải có tiền và con số đó là bao nhiêu.
Sai lầm 4. Không có công cụ để phục vụ việc lập kế hoạch ngân sách
Thường hiện nay việc lập ngân sách các CFO đang dùng bảng tính cơ bản, nhưng khi gặp vấn đề quá lớn về số lượng giao dịch thì bảng tính không còn phù hợp nữa. Hay khi bạn gửi bảng tính đó cho người khác vì dung lượng quá nặng nên mất rất nhiều thời gian để xem và ra quyết định. Chính vì những lý do đó mà bạn nên xem đầu tư một công nghệ mới. Trong doanh nghiệp ngân sách gần như luôn luôn cần phải truy cập không chỉ có một người mà có khi là hai người cùng truy cập. Họ cần phải được truy cập và những cập nhật cần phải được dễ dàng tìm thấy. Bạn cần phải biết một lịch sử giao dịch đã được sửa đổi và người nào thực hiện thay đổi đó. Vì vậy bạn có thể theo dõi các bộ phận khác và có những ý tưởng tốt hơn cho định hướng của Doanh nghiệp.
Hãy để dự báo ngân sách giúp bạn đi đúng hướng và biết được đích đến ở đâu chứ đùng dùng kế hoạch ngân sách để gây áp lực và gây sự hoang tưởng mất niềm tin vào mô hình kinh doanh của bạn.
