Những thông tin cần biết trước khi lắp đặt tổng đài nội bộ

90

Với sự tiện lợi của ngành công nghệ viễn thông hiện nay cùng với sự đa dạng của các nhà cung cấp trên thị trường, lắp tổng đài với doanh nghiệp trở nên rất dễ dàng. Nhưng để tránh rơi vào các tình huống bị động hoặc hao tổn chi phí, doanh nghiệp cần tìm hiểu trước các thông tin sau cùng Voip24h.

nhung-thong-tin-can-biet-truoc-khi-lap-dat-tong-dai-noi-bo

Lắp đặt tổng đài nội bộ gồm những gì?

Một hệ thống tổng đài nội về cơ bản cần những thiết bị chính như sau:

Lắp tổng đài điện thoại và những điều cần biết?

– Tổng đài điện thoại: là bộ trung tâm dùng để xử lý chuyển mạch tất cả các cuộc gọi, tín hiệu đàm thoại, tín hiệu số…gọi đến 1 đầu số tổng đài của doanh nghiệp.

– Đường trung kế (đường dây bưu điện từ nhà cung cấp mạng: ví dụ Viettel, FPT, VNPT…)

– Máy nhánh: bao gồm tất cả các điện thoại bàn, điện thoại mẹ bồng con, máy in, máy fax…những loại máy liên quan đến tổng đài.

– Hộp cáp: nơi tập trung dây tín hiệu, dùng để đấu nối các thiết bị đầu cuối… nhằm chống sét và phục vụ công tác bảo hành, bảo trì về sau trở nên đơn giản hơn.

Những phụ kiện thêm của tổng đài bao gồm:

– Bộ nguồn dự phòng: Nguồn dự phòng sẽ kết nối trực tiếp vào tổng đài phòng khi cúp điện, đảm bảo sự hoạt động của tổng đài khi mất điện.

– Bàn giám sát DSS: Dùng để nhận biết tình trạng của máy nhánh trong hệ thống (gác máy, bận máy, trung kế bận, trung kế rảnh…)

– Hiển thị số gọi đến(CID): có 3 kiểu hiển thị tùy thuộc vào dòng tổng đài doanh nghiệp đang sử dụng: (1) Tổng đài tích hợp sẵn sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình điện thoại, (2) hộp hiển thị gắn thêm vào với tổng đài và (3) card hiển thị số gọi đến.

Tổng đài nội bộ hoạt động như thế nào?

Tổng đài nội bộ hoạt động theo những nguyên tắc nhất định

– Khi nhận tín hiệu cuộc gọi tác động từ bên ngoài vào (đường trung kế) tổng đài sẽ nhận tín hiệu và xử lý cuộc gọi đó. Có hai cách lập trình tổng đài như sau:

  • Đổ chuông trực tiếp: sẽ quy định đổ chuông cho máy nhánh trực tiếp cụ thể, người trực điện thoại chỉ cần nhấc máy và trao đổi với khách hàng.
  • Chế độ DISA: Tổng đài sẽ tự động phát ra câu chào và hướng dẫn khách hàng thực hiện các thao tác ngay trên điện thoại của khách hàng bằng phím số trên di động hoặc điện thoại để gặp được bộ phận mong muốn.Trong vòng 10 giây nếu khách hàng không thao tác thì tổng đài sẽ tự động đổ chuông trên máy nhánh mà ta đã quy định (thường là máy chăm sóc khách hàng mặc định hoặc máy lễ tân)

– Mỗi một máy nhánh của tổng đài được quy định bằng một số nhất định lập trình trên các port (cổng) của tổng đài.

– Khả năng bảo mật và quản lý:

  • Tổng đài lập cấp mật khẩu (password) cho từng máy nhánh. Khi gọi ra ngoài tổng đài yêu cầu nhập mật khẩu này để được phép gọi ra.
  • Quy định từng trung kế được phép gọi di động, nội thành, liên tỉnh….

Lựa chọn đơn vị cung cấp

Lựa chọn mô hình lắp đặt và đơn vị cung cấp hợp lý

Trong thời điểm hiện tại, hoàn toàn không khó để các doanh nghiệp trang bị cho mình một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ riêng, tại Việt Nam đang có các đơn vị cung cấp tổng đài điện thoại nội bộ thường được chia phần bởi các hãng sau: Panasonic, Siemens, Ericsson, NEC- Nitsuko, Alcatel, Nortel, LG, Samsung…

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chủ động chọn lựa thì sẽ mất khá nhiều thời gian tìm hiểu về từng dòng điện thoại trong khi điều này không thuộc chuyên môn doanh nghiệp. Chính vì thế doanh nghiệp nên lựa chọn một đơn vị trung gian vừa có thể tư vấn lắp đặt tổng đài vừa có khả năng cung cấp các dòng điện thoại phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

Đăng ký và thời gian triển khai

Sau khi đã có đầy đủ thiết bị, đã đăng ký đầu số, nhà cung cấp tổng đài điện thoại nội bộ sẽ bắt đầu triển khai lắp đặt hệ thống này cho công ty bạn.

  • Nếu như công ty bạn có quy mô nhỏ hơn 50 người dùng, việc lắp tổng đài điện thoại sẽ diễn ra trongvài ngày.
  • Nếu doanh nghiệp có mô hình lớn hơn thì việc triển khai có thể kéo dài vài tháng.Trong giai đoạn triển khai, doanh nghiệp chỉ cần thông tin các thông tin cần thiết cho nhà cung cấp.

Sau khi triển khai xong, doanh nghiệp có thể sử dụng ngay tổng đài. Việc gọi điện và đàm thoại trong nội bộ sẽ không bị tính cước. Nếu gặp khó khăn trong sử dụng, doanh nghiệp có thể liên hệ đội hỗ trợ của nhà cung cấp

Hiện nay, ngoài việc doanh nghiệp chủ động lắp đặt mô hình tổng đài thông qua hệ thống đường truyền, các doanh nghiệp còn có lựa chọn về loại hình tổng đài ảo với công nghệ IP phone hiện đại, có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí.

Với những thông tin đã cung cấp, Voip24h tin rằng doanh nghiệp đã có thể bước đầu chủ động trang bị các thiết bị hợp lý, tìm hiểu được cách thức vận hành phù hợp. Đặc biệt, tìm hiểu kỹ với đơn vị cung cấp dịch vụ. Nếu doanh nghiệp có thắc mắc hoặc cần tư vấn thêm, có thể liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được hỗ trợ miễn phí:

Thông tin liên hệ phòng kinh doanh.

Công ty TNHH Giải Pháp Kết Nối

Add: 14 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Đakao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.

Website : https://voip24h.vn/

Hotline: 1900.2000 Phím 1 (1000đ /phút ) – 028.7303.6789

Email: [email protected]

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here